Controlar la asistencia de los trabajadores parece, a primera vista, una tarea sencilla: registrar la hora de entrada y salida y utilizar esa información para gestionar la jornada laboral.
Pero para una empresa el problema es mucho más amplio.
El registro de asistencia forma parte de la documentación laboral y puede ser requerido por la autoridad administrativa de trabajo. Además, debe cumplir determinadas condiciones sobre su contenido, conservación y seguridad. En los últimos años, las decisiones de SUNAFIL y del Tribunal de Fiscalización Laboral han puesto especial atención en la forma en que los empleadores gestionan estos registros y en la necesidad de que realmente cumplan su finalidad.
Esto adquiere todavía más importancia cuando una empresa tiene varias sedes, trabajadores de campo, personal desplazado, operaciones en construcción o minería, o colaboradores que necesitan registrar su asistencia desde lugares donde no existe un reloj físico.
En este artículo analizamos el control de asistencia en Perú desde una perspectiva normativa y empresarial: qué exige la legislación, qué debe contener el registro, cuánto tiempo debe conservarse, qué puede solicitar la autoridad, qué han señalado SUNAFIL y los tribunales en casos reales y qué alternativas tecnológicas existen actualmente para gestionar la asistencia.
¿Qué es el control de asistencia de trabajadores?
El control de asistencia es el mecanismo mediante el cual una empresa registra el tiempo de labores de sus trabajadores, principalmente sus horas de ingreso y salida.
Desde una perspectiva de Recursos Humanos, este registro puede utilizarse para gestionar aspectos como:
- asistencia;
- tardanzas;
- inasistencias;
- horarios;
- jornada;
- horas extraordinarias;
- permisos y otras incidencias vinculadas al tiempo de trabajo.
Pero existe una diferencia importante entre registrar asistencia y simplemente disponer de un mecanismo para marcar.
La normativa peruana establece obligaciones respecto del registro y, además, exige que este pueda conservarse y mantenerse bajo determinadas condiciones.
Por eso, cuando una empresa evalúa un sistema de control de asistencia, no debería preguntarse solamente:
“¿Cómo hacemos para que el trabajador marque?”
También debería preguntarse:
“¿Podemos conservar, consultar y demostrar correctamente esos registros cuando sea necesario?”
¿Qué dice la ley peruana sobre el control de asistencia?
El principal marco normativo es el Decreto Supremo N.º 004-2006-TR, que establece disposiciones sobre el registro de control de asistencia y de salida en el régimen laboral de la actividad privada.
Su artículo 1 establece que todo empleador sujeto al régimen laboral de la actividad privada debe contar con un registro permanente de control de asistencia, en el que los trabajadores consignen personalmente el tiempo de labores.
La obligación también alcanza, en los supuestos previstos por la norma, a personas bajo modalidades formativas y al personal destacado o desplazado a centros de trabajo u operaciones por empresas de intermediación laboral, contratistas o subcontratistas.
La misma norma contempla excepciones para determinados trabajadores, entre ellos trabajadores de dirección, quienes no están sujetos a fiscalización inmediata y quienes prestan servicios intermitentes durante el día. Por ello, no debe asumirse que todos los trabajadores están necesariamente sujetos al mismo mecanismo de registro.
¿El registro tiene que ser físico?
No necesariamente.
El Decreto Supremo N.º 004-2006-TR permite que el control de asistencia se lleve en soporte físico o digital, siempre que se adopten medidas de seguridad que impidan su adulteración, deterioro o pérdida.
La tecnología utilizada puede variar.
Lo que importa es que el sistema implementado permita cumplir adecuadamente con las obligaciones aplicables al registro.
¿Qué información debe contener un registro de asistencia?
El Decreto Supremo N.º 004-2006-TR establece información mínima que debe contener el registro.
Entre ella se encuentra:
| Información | Finalidad |
|---|---|
| Nombre, denominación o razón social del empleador | Identificar a la empresa |
| RUC del empleador | Identificar al empleador tributariamente |
| Nombre del trabajador | Identificar a la persona registrada |
| Documento de identidad | Asociar el registro al trabajador |
| Fecha | Identificar el día de la marcación |
| Hora y minutos de ingreso | Registrar el inicio de labores |
| Hora y minutos de salida | Registrar la finalización de labores |
| Información sobre sobretiempo, cuando corresponda | Relacionar el registro con horas extraordinarias |
La información mínima debe interpretarse conjuntamente con las demás obligaciones del registro y con las condiciones específicas de la relación laboral.
Por eso, implementar un sistema digital no significa simplemente almacenar una hora en una base de datos.
El sistema debe permitir mantener la información de manera organizada, segura y consultable.
¿Puede el empleador modificar un registro de asistencia?
Este punto ha adquirido especial relevancia.
El artículo 3 del Decreto Supremo N.º 004-2006-TR exige que el soporte físico o digital cuente con medidas de seguridad que impidan la adulteración, deterioro o pérdida de los registros.
En febrero de 2026, la Corte Suprema se pronunció sobre este aspecto en la Casación N.º 4636-2023 Arequipa.
Según la información publicada sobre dicha decisión, el registro de control de asistencia debe contar con mecanismos que garanticen su integridad e impidan su alteración o manipulación. La sentencia también diferencia entre administrar un sistema —por ejemplo, gestionar usuarios, horarios o parámetros— y modificar retroactivamente los marcajes ya efectuados.
La diferencia es fundamental:
Para una empresa que utiliza una solución digital, esto significa que la trazabilidad y la seguridad del registro no deberían considerarse características secundarias.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el registro de asistencia?
La legislación establece un plazo concreto.
El artículo 6 del Decreto Supremo N.º 004-2006-TR señala que los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco años después de ser generados.
Esto significa que la empresa debe tener una estrategia para conservar esos registros durante el período correspondiente.
En un sistema físico, esto puede implicar archivos, almacenamiento y protección documental.
En un sistema digital, implica además:
- almacenamiento seguro;
- disponibilidad;
- integridad;
- respaldo;
- capacidad de consulta;
- control de acceso.
La conservación no debería confundirse con simplemente “tener una copia”.
El objetivo es que la información pueda recuperarse y utilizarse cuando corresponda.
¿Quién puede solicitar el registro de asistencia?
El artículo 5 del Decreto Supremo N.º 004-2006-TR establece que el empleador debe poner el registro a disposición cuando lo requieran determinados sujetos.
Entre ellos:
- la Autoridad Administrativa de Trabajo;
- el sindicato respecto de los trabajadores que representa;
- el representante de los trabajadores cuando corresponda;
- el propio trabajador respecto de la información vinculada con su labor;
- otras autoridades públicas que tengan dicha atribución por ley.
Por eso, el registro de asistencia no debe tratarse como información que solamente sirve para cerrar la planilla del mes.
Es documentación que puede adquirir importancia posteriormente.
¿Qué puede revisar SUNAFIL sobre el control de asistencia?
Durante una fiscalización laboral, el registro de asistencia puede formar parte de la documentación solicitada o revisada según la materia investigada.
La propia SUNAFIL dispone de instrumentos de fiscalización en los que se contempla la revisión de registros de ingreso y salida.
Por ejemplo, una directiva inspectiva publicada por SUNAFIL contempla entre la documentación que puede requerirse el registro de ingreso y salida al centro de trabajo y los registros de control de asistencia correspondientes al período investigado.
Esto ayuda a entender una cuestión práctica:
¿Qué han señalado las resoluciones de SUNAFIL sobre el registro de asistencia?
La jurisprudencia administrativa reciente permite observar cómo se está interpretando esta obligación.
Resolución de Sala Plena N.º 007-2023-SUNAFIL/TFL
El Tribunal de Fiscalización Laboral estableció un precedente de observancia obligatoria relacionado con la obligación de contar con un registro de control de asistencia.
El criterio resulta especialmente relevante porque la obligación no se limita a instalar o habilitar físicamente un registro.
El empleador debe actuar con diligencia para que el registro cumpla efectivamente su finalidad.
Esto incluye evitar situaciones en las que el registro sea ineficaz o en las que se impida o sustituya al trabajador en la marcación.
Resolución N.º 0250-2026-SUNAFIL/TFL
En marzo de 2026, el Diario Oficial El Peruano informó sobre una resolución de la Primera Sala del Tribunal de Fiscalización Laboral relacionada con la obligación del empleador de verificar el correcto manejo del registro.
El Tribunal tomó como referencia el precedente de 2023 y señaló que la obligación implica una actuación diligente para que las anotaciones de ingreso y salida cumplan su finalidad.
Esto es especialmente importante para las empresas que piensan que el problema desaparece simplemente porque existe un formato o una aplicación para marcar.
¿Qué ocurre si SUNAFIL solicita el registro de un trabajador?
Este escenario puede ocurrir en una fiscalización.
Imaginemos que la autoridad solicita el registro de asistencia correspondiente a un trabajador durante determinado período.
La empresa debería poder identificar:
- al trabajador;
- el período solicitado;
- sus registros de ingreso y salida;
- la información correspondiente al sistema utilizado;
- y la documentación relacionada que resulte pertinente para la fiscalización.
Aquí aparece una diferencia importante entre un sistema organizado y una gestión manual dispersa.
Si la información está repartida entre:
- hojas físicas;
- archivos Excel;
- correos;
- fotografías;
- mensajes de WhatsApp;
- diferentes equipos;
- y archivos personales de trabajadores de Recursos Humanos,
la reconstrucción del historial puede convertirse en una tarea administrativa considerable.
Un sistema centralizado puede facilitar la consulta y organización de la información.
Un caso empresarial real
En una empresa que utiliza tecnología de control de asistencia de Neurum OS, actualmente se está atendiendo una fiscalización de SUNAFIL en la que la autoridad solicitó el registro de asistencia correspondiente a un trabajador.
El caso ilustra una realidad que muchas empresas solamente consideran cuando reciben un requerimiento:
Por razones de confidencialidad, no se identifican en este artículo la empresa, el trabajador ni los datos particulares del procedimiento.
¿Qué sucede si el sistema registra una hora diferente al tiempo real de trabajo?
Este tema adquirió especial relevancia en 2026.
El 27 de mayo de 2026, SUNAFIL informó que el tiempo destinado a colocarse el uniforme y los equipos de protección personal puede formar parte de la jornada laboral cuando su utilización es exigida por el empleador o responde a las características y necesidades del trabajo.
La entidad señaló que las empresas deben implementar mecanismos de control de asistencia que permitan registrar adecuadamente el tiempo real de labores.
El tema tiene especial importancia en actividades como:
- construcción;
- minería;
- industria;
- operaciones;
- servicios;
- empresas donde se requiere EPP antes de iniciar las tareas.
Por ejemplo, si un trabajador debe colocarse obligatoriamente determinados equipos antes de comenzar sus labores, la empresa debe analizar cómo está organizado su proceso de ingreso y registro de asistencia.
No se trata únicamente de preguntar:
“¿A qué hora marcó?”
También es necesario analizar:
“¿Qué representa realmente esa marcación respecto del tiempo de trabajo?”
¿Qué pasa con los trabajadores de campo o que trabajan fuera de una oficina?
El modelo tradicional de control de asistencia funciona relativamente bien cuando todos los trabajadores ingresan diariamente al mismo establecimiento.
Pero la realidad de muchas empresas es diferente.
Un trabajador puede desempeñarse:
- en una obra;
- en una operación minera;
- en una planta;
- en una sede de un cliente;
- en una ruta;
- en una zona agrícola;
- en diferentes establecimientos;
- o en lugares con conectividad limitada.
En estos escenarios, un único reloj físico puede no ser suficiente para resolver toda la operación.
Por eso existen diferentes modalidades tecnológicas.
¿Qué tipos de sistemas de control de asistencia existen?
No existe un único método adecuado para todas las empresas.
La elección depende de factores como número de trabajadores, ubicación, cantidad de sedes, conectividad, nivel de control requerido y naturaleza del trabajo.
| Método | Cómo funciona | Puede ser útil para |
|---|---|---|
| Registro manual | El trabajador registra en formato físico | Operaciones pequeñas y simples |
| Excel | Registro y consolidación manual | Procesos de bajo volumen |
| Biométrico | Identificación mediante característica biométrica | Centros de trabajo fijos |
| Tarjeta de proximidad | El trabajador utiliza una tarjeta o dispositivo | Plantas, oficinas y operaciones |
| QR | El trabajador registra mediante código | Sedes y puntos definidos |
| DNI | Identificación mediante documento | Puntos de control |
| GPS/geocerca | La aplicación valida ubicación | Trabajo móvil y múltiples sedes |
| Aplicación móvil | El trabajador registra desde un dispositivo | Personal móvil o distribuido |
| Sistema híbrido | Combina diferentes mecanismos | Operaciones complejas |
La tecnología no sustituye las obligaciones legales.
Su función es proporcionar una infraestructura que permita gestionar el registro de manera más eficiente y adecuada a la operación.
¿Cómo funciona el control de asistencia con GPS y geocerca?
En un sistema basado en GPS, el trabajador utiliza un dispositivo móvil para realizar la marcación.
La aplicación puede validar la ubicación del dispositivo respecto de una zona de trabajo previamente configurada.
La geocerca permite establecer un perímetro alrededor de un lugar determinado.
Por ejemplo:
Esto puede resultar especialmente útil cuando la empresa necesita controlar personal que no trabaja permanentemente en una oficina.
Sin embargo, GPS no significa precisión absoluta en cualquier circunstancia.
El funcionamiento depende de factores como:
- señal disponible;
- permisos de ubicación;
- dispositivo;
- configuración;
- conectividad;
- entorno físico.
Por eso, una solución profesional debe contemplar tanto la funcionalidad como sus condiciones de operación.
¿Cómo controlar la asistencia cuando no hay internet?
La conectividad es uno de los problemas más importantes en determinadas operaciones.
En construcción, minería, agricultura o zonas alejadas, puede existir conectividad intermitente.
En esos casos, un sistema que dependa exclusivamente de una conexión permanente puede generar problemas operativos.
Una arquitectura offline permite que la marcación pueda conservarse temporalmente en el dispositivo y sincronizarse posteriormente cuando exista conectividad.
El flujo puede representarse así:
Esto no elimina la necesidad de diseñar correctamente el sistema.
La aplicación debe contemplar:
- identificación del registro;
- fecha y hora;
- sincronización;
- control de duplicados;
- integridad de los datos;
- recuperación ante errores.
¿Qué método de control de asistencia necesita una empresa?
La respuesta depende de la operación.
Una empresa con una sola sede
Puede utilizar un sistema fijo o digital sencillo si sus necesidades son básicas.
Una empresa con varias sedes
Necesita centralizar la información y poder distinguir trabajadores, sedes y horarios.
Una empresa con trabajadores de campo
Puede necesitar una solución móvil y mecanismos de validación de ubicación.
Una empresa de construcción
Puede necesitar asistencia móvil, geolocalización, operación en lugares variables y capacidad de trabajar con conectividad limitada.
Una empresa minera
Puede requerir una combinación de mecanismos debido a las características de sus operaciones y conectividad.
Una empresa de transporte
Puede necesitar mecanismos que acompañen a trabajadores que no permanecen en una única sede.
Una empresa con operaciones complejas
Puede necesitar un sistema híbrido que combine diferentes mecanismos de identificación y registro.
Por eso, la pregunta correcta no es:
“¿Cuál es el mejor sistema de asistencia?”
La pregunta correcta es:
“¿Qué sistema permite registrar y administrar correctamente la asistencia de acuerdo con la realidad de mi operación?”
¿Qué debería tener un sistema moderno de control de asistencia?
Además de registrar entrada y salida, una empresa debería evaluar características como:
- identificación individual del trabajador;
- fecha y hora;
- registro de entrada;
- registro de salida;
- gestión de sedes;
- horarios;
- geolocalización;
- geocercas;
- QR;
- identificación mediante DNI;
- tarjetas de proximidad;
- funcionamiento offline cuando sea necesario;
- reportes;
- historial;
- exportación de información;
- trazabilidad;
- control de acceso;
- respaldo;
- administración centralizada.
Pero existe una distinción fundamental:
Requisito legal
Lo que la legislación exige al empleador.
Funcionalidad tecnológica
La herramienta que la empresa utiliza para cumplir y administrar ese proceso.
Una aplicación no convierte automáticamente una operación en conforme a la legislación.
La tecnología debe estar correctamente configurada y utilizarse de acuerdo con las obligaciones laborales aplicables.
Control de asistencia tradicional vs. sistema digital
| Aspecto | Gestión tradicional | Sistema digital |
|---|---|---|
| Registro | Papel, formatos o herramientas separadas | Registro centralizado |
| Consulta histórica | Puede requerir búsqueda manual | Consulta desde el sistema |
| Varias sedes | Consolidación manual | Administración centralizada |
| Personal de campo | Puede ser difícil de gestionar | Puede utilizar mecanismos móviles |
| Reportes | Elaboración manual | Generación desde la información registrada |
| Disponibilidad | Dependiente del archivo físico | Acceso según permisos del sistema |
| Trazabilidad | Depende del mecanismo utilizado | Puede incorporar registros y controles de eventos |
| Escalabilidad | Aumenta la carga administrativa | Puede centralizar mayor volumen |
La comparación no significa que todo registro físico sea incorrecto ni que todo sistema digital sea automáticamente adecuado.
El punto es que la tecnología puede reducir la carga operativa y facilitar la administración de información cuando está correctamente implementada.
¿Cómo funciona el control de asistencia en Neurum OS?
Neurum OS integra el control de asistencia dentro de una plataforma de Recursos Humanos.
La propuesta no se limita a crear un reloj digital.
El objetivo es conectar la asistencia con el resto de la operación de RRHH.
Según las necesidades de la empresa, Neurum OS puede utilizar diferentes mecanismos de registro, incluyendo:
- aplicación móvil;
- GPS y geocercas;
- QR;
- identificación mediante DNI;
- tarjetas de proximidad mediante Cronos;
- operación offline;
- administración centralizada;
- reportes de asistencia.
Esto permite adaptar el mecanismo de registro a diferentes tipos de operación.
Por ejemplo:
Además, al formar parte de Neurum OS, la asistencia puede relacionarse con otros procesos de Recursos Humanos, en lugar de permanecer aislada en una herramienta independiente.
¿Por qué la trazabilidad importa en un sistema de asistencia?
La asistencia genera información que puede utilizarse posteriormente para diferentes procesos.
Por eso es importante poder conocer:
- quién realizó la marcación;
- cuándo se realizó;
- desde qué mecanismo;
- qué información quedó registrada;
- qué ocurrió posteriormente con ese registro;
- quién tiene acceso a la información.
La trazabilidad cobra especial relevancia cuando una empresa necesita revisar información histórica o responder a un requerimiento.
La digitalización no consiste únicamente en sustituir el papel por una pantalla.
Consiste en construir un registro que pueda administrarse de manera ordenada durante todo su ciclo de vida.
Checklist: ¿mi empresa tiene un sistema de control de asistencia adecuado?
Antes de implementar o cambiar un sistema, conviene revisar:
- ¿Tenemos un registro permanente cuando corresponde?
- ¿Los trabajadores realizan personalmente sus marcaciones?
- ¿El registro contiene la información mínima exigida?
- ¿Podemos conservar los registros durante el período correspondiente?
- ¿Podemos recuperar un registro histórico?
- ¿El sistema cuenta con mecanismos de seguridad?
- ¿Podemos gestionar varias sedes?
- ¿Tenemos trabajadores fuera de la oficina?
- ¿Necesitamos GPS o geocercas?
- ¿Tenemos zonas con conectividad limitada?
- ¿Necesitamos funcionamiento offline?
- ¿Necesitamos QR, DNI o tarjetas de proximidad?
- ¿Podemos generar reportes?
- ¿La información está centralizada?
- ¿Tenemos control sobre quién puede acceder a los registros?
- ¿El sistema permite mantener la integridad de los registros?
- ¿Podemos responder rápidamente ante una solicitud de información?
Esta lista permite evaluar el problema desde dos dimensiones:
¿Qué debería preguntar una empresa antes de contratar un sistema de asistencia?
Antes de contratar una solución, conviene preguntar:
Sobre el registro
- ¿Qué información registra?
- ¿Cómo identifica al trabajador?
- ¿Registra entrada y salida?
- ¿Cómo administra horarios?
Sobre seguridad
- ¿Cómo se protege la información?
- ¿Se pueden modificar los marcajes?
- ¿Existe trazabilidad?
- ¿Cómo se realizan los respaldos?
Sobre operación
- ¿Funciona en varias sedes?
- ¿Funciona desde celulares?
- ¿Permite GPS?
- ¿Permite geocercas?
- ¿Funciona sin internet?
- ¿Permite QR?
- ¿Permite tarjetas de proximidad?
Sobre información histórica
- ¿Cómo se consulta un registro antiguo?
- ¿Cómo se exporta?
- ¿Cómo se genera un reporte?
- ¿Qué ocurre si la empresa necesita entregar información a una autoridad?
Sobre integración
- ¿La asistencia puede conectarse con otros procesos de RRHH?
- ¿Puede utilizarse para procesos posteriores como incidencias, tareo o planilla?
Estas preguntas ayudan a evitar que una empresa elija una herramienta únicamente por el método de marcación.
Conclusión: el control de asistencia es más que marcar una entrada
En Perú, el control de asistencia forma parte de las obligaciones laborales aplicables a los empleadores sujetos al régimen correspondiente. El Decreto Supremo N.º 004-2006-TR establece la obligación de contar con un registro permanente, determina información mínima, admite soporte físico o digital bajo determinadas condiciones de seguridad y establece un plazo de conservación de hasta cinco años.
Las decisiones recientes del Tribunal de Fiscalización Laboral y de la Corte Suprema muestran además que la discusión no se limita a la existencia física de un registro. La forma en que se gestiona, la diligencia del empleador y la integridad de la información también son relevantes.
Y la realidad empresarial hace que no exista una única tecnología aplicable a todas las organizaciones.
Una oficina puede utilizar un mecanismo diferente al de una empresa de construcción. Una operación minera puede necesitar capacidades diferentes a las de una empresa de servicios. Una organización con varias sedes puede necesitar una plataforma centralizada, mientras que una empresa con personal de campo puede requerir GPS, geocercas y funcionamiento offline.
Por eso, antes de elegir un sistema de control de asistencia, conviene analizar primero cómo trabaja realmente la empresa y después seleccionar la tecnología que mejor se adapte a esa operación.
Neurum OS integra el control de asistencia dentro de un sistema operativo de Recursos Humanos, permitiendo gestionar diferentes modalidades de registro y conectar la asistencia con otros procesos de RRHH.
