Expediente laboral del trabajador en Perú: documentos obligatorios y gestión digital

Cuando una empresa tiene 5 trabajadores, organizar la documentación laboral puede parecer sencillo. Pero cuando crece a 20, 50, 100 o 200 trabajadores, guardar contratos, boletas, documentos personales, vacaciones, asistencia, capacitaciones, EPP y otros registros empieza a convertirse en un problema de gestión.

El problema no es solamente encontrar un documento.

También hay que responder preguntas como:

• ¿Dónde está el contrato vigente?
• ¿Existe una adenda?
• ¿Cuándo ingresó el trabajador?
• ¿Está correctamente registrado en T-Registro?
• ¿Dónde están sus boletas?
• ¿Cómo se acredita la entrega de una boleta?
• ¿Dónde están sus registros de asistencia?
• ¿Qué documentos de seguridad y salud corresponden?
• ¿El trabajador recibió sus EPP?
• ¿Qué documentos firmó?
• ¿Quién tiene acceso a su información?
• ¿Qué ocurre si SUNAFIL solicita determinada documentación?

Por eso, muchas empresas utilizan un expediente laboral, también llamado legajo de personal, file del trabajador o expediente del trabajador.

Pero existe una precisión importante: en Perú no hay una única norma que establezca un documento llamado «expediente laboral» con una lista universal e idéntica de documentos obligatorios para todos los trabajadores.

Lo que existe es un conjunto de obligaciones laborales, tributarias, de seguridad y salud en el trabajo y protección de datos que generan diferentes documentos y registros que la empresa debe gestionar según cada caso.

Por ejemplo, la Planilla Electrónica comprende el T-Registro y la PLAME; el empleador debe registrar información de sus trabajadores y declarar mensualmente determinados conceptos.

Además, la legislación establece obligaciones específicas sobre contratos, boletas de pago, registros de asistencia y documentación de seguridad y salud en el trabajo.

¿Qué es el expediente laboral de un trabajador?

El expediente laboral es el conjunto organizado de documentos y registros relacionados con un trabajador desde su incorporación hasta el término de la relación laboral.

Puede incluir información como:

• Identificación del trabajador.
• Datos necesarios para la relación laboral.
• Contrato de trabajo.
• Adendas.
• Información de T-Registro.
• Boletas de pago.
• Registros relacionados con la asistencia.
• Vacaciones.
• Capacitaciones.
• Entrega de equipos de protección personal.
• Documentación de seguridad y salud en el trabajo.
• Documentos firmados.
• Comunicaciones laborales relevantes.
• Evaluaciones o documentos de gestión de personal.
• Documentación relacionada con el cese.

Esa distinción es fundamental.

No todo documento del expediente tiene que ser «obligatorio»

Una empresa puede conservar determinados documentos porque una norma exige llevarlos, otros porque necesita acreditar el cumplimiento de una obligación y otros porque forman parte de su propia gestión interna.

Por ejemplo:

Por eso, hablar de un «expediente obligatorio» sin distinguir cada documento puede resultar engañoso.

La pregunta correcta es:

¿Qué documentación debe tener organizada una empresa para cada trabajador de acuerdo con la relación laboral, las obligaciones que le resulten aplicables y las características de su actividad?

1. ¿Qué documentos debería contener el expediente laboral?

Una buena estructura puede dividir el expediente en diferentes categorías.

1.1. Identificación y datos del trabajador

Esta sección contiene la información necesaria para identificar y administrar al trabajador.

Puede incluir:

• Nombres y apellidos.
• Documento de identidad.
• Fecha de nacimiento.
• Nacionalidad, cuando corresponda.
• Domicilio, cuando resulte necesario.
• Información de contacto.
• Datos necesarios para registros laborales.
• Información necesaria para seguridad social.
• Información de derechohabientes cuando corresponda.

La Planilla Electrónica recoge información del trabajador, incluyendo datos de identificación, fecha de nacimiento, tipo de trabajador, régimen pensionario, régimen de salud y situación del trabajador, entre otros.

Esto demuestra algo importante.

El T-Registro es un registro oficial dentro de la Planilla Electrónica. El expediente laboral es la estructura documental que utiliza la empresa para administrar la relación con cada trabajador.

2. Contrato de trabajo y adendas

El contrato es uno de los documentos más importantes del expediente.

Pero aquí también hay que hacer una distinción.

El Ministerio de Trabajo señala que los contratos a tiempo indeterminado pueden celebrarse verbalmente o por escrito, mientras que los contratos sujetos a modalidad deben celebrarse por escrito, indicando el periodo de vigencia y las causas que justifican la contratación.

Por ello, una empresa debe identificar correctamente la modalidad contractual utilizada.

Contratos sujetos a modalidad

En estos casos existen formalidades específicas.

El artículo 72 del Decreto Supremo N.º 003-97-TR establece que los contratos sujetos a modalidad deben constar por escrito y consignar expresamente su duración, las causas objetivas determinantes de la contratación y las demás condiciones de la relación laboral.

Esto hace que conservar el contrato correspondiente sea especialmente importante.

Una estructura podría ser:

Así, Recursos Humanos puede conocer rápidamente cuál fue el contrato inicial y qué modificaciones se realizaron posteriormente.

¿Por qué guardar las adendas?

Porque una relación laboral puede cambiar.

Por ejemplo:

• Cambio de remuneración.
• Cambio de puesto.
• Cambio de centro de trabajo.
• Modificación de determinadas condiciones.
• Renovación de contrato.
• Modificación de jornada, cuando corresponda.

No debería existir una carpeta donde solamente aparezca el último documento y se pierda el historial.

El expediente debe permitir reconstruir la evolución de la relación laboral.

3. T-Registro y PLAME

Aquí encontramos una de las partes más importantes de la documentación laboral.

La Planilla Electrónica está compuesta por dos componentes:

• T-Registro: Registro de Información Laboral.
• PLAME: Planilla Mensual de Pagos.

SUNAT explica que el T-Registro contiene información de empleadores, trabajadores, pensionistas, personal en formación, personal de terceros y derechohabientes, entre otros.

La PLAME contiene información mensual relacionada con ingresos, descuentos, días laborados y no laborados, horas ordinarias y sobretiempo, además de determinados conceptos tributarios y no tributarios.

¿El T-Registro reemplaza al expediente laboral?

No.

El T-Registro es un registro oficial dentro de la Planilla Electrónica.

El expediente laboral es una estructura interna de gestión documental.

Podemos verlo así:

Son sistemas complementarios.

La forma en que se calcula y se declara esa información se explica en planilla en Perú: qué es, cómo se calcula y qué incluye, y el módulo de planilla electrónica PLAME y T-Registro conecta esos registros con el resto de procesos de la empresa.

4. Registro de asistencia

El registro de asistencia es otra pieza fundamental de la documentación laboral.

El Decreto Supremo N.º 004-2006-TR regula el registro de control de asistencia y salida.

Además, la jurisprudencia laboral ha reconocido el plazo de conservación de hasta cinco años para los registros de asistencia. La Corte Suprema, por ejemplo, ha citado el artículo 6 del Decreto Supremo N.º 004-2006-TR señalando que los empleadores deben conservar los registros de asistencia hasta por cinco años de ser generados.

Esto es importante para la gestión documental.

La empresa debe poder:

• Consultar las marcaciones.
• Identificar al trabajador.
• Revisar periodos históricos.
• Gestionar incidencias.
• Identificar modificaciones.
• Generar reportes.
• Atender requerimientos de información.

Por eso, un buen expediente laboral digital debería poder relacionarse con los registros de asistencia del trabajador. Ese punto de partida se desarrolla en control de asistencia en Perú: qué exige la ley y qué revisa SUNAFIL.

5. Boletas de pago

Las boletas son otro componente esencial.

La normativa sobre planillas establece obligaciones relacionadas con la entrega y conservación de las boletas de pago.

El artículo 19 del Decreto Supremo N.º 001-98-TR permite que, previo acuerdo con el trabajador, la entrega de la boleta se realice mediante tecnologías de información y comunicación como intranet, correo electrónico u otros medios similares, siempre que se deje constancia de su emisión y se garantice su efectiva recepción.

Esto resulta particularmente relevante para la digitalización.

Una empresa no necesariamente necesita imprimir cada boleta para entregársela al trabajador si cumple las condiciones aplicables para la entrega electrónica. Esas condiciones se explican en boleta de pago digital en Perú: cómo entregarla y cómo verla desde el celular, y los conceptos que aparecen en cada documento en descuentos en la boleta de pago en Perú: AFP, ONP y quinta categoría.

¿Cuánto tiempo deben conservarse las boletas?

El artículo 21 del Decreto Supremo N.º 001-98-TR establece que los empleadores deben conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes hasta cinco años después de efectuado el pago.

Sin embargo, hay una advertencia importante.

El plazo de cinco años corresponde a obligaciones específicas de conservación previstas en esas normas.

Además, existen otras normas, controversias judiciales y tipos de documentos que pueden requerir una evaluación diferente.

De hecho, el Poder Judicial ha publicado criterios recientes que muestran que el vencimiento del plazo de conservación de determinados documentos no significa que desaparezca automáticamente toda posibilidad de acreditar derechos laborales mediante otros medios probatorios.

Por eso, una política documental empresarial debería ser más cuidadosa que simplemente:

«Cinco años y borrar todo.»

6. Vacaciones y otros beneficios laborales

El expediente también puede incluir información que permita gestionar y acreditar determinados beneficios.

Por ejemplo:

• Periodos vacacionales.
• Fechas de inicio y término de vacaciones.
• Comunicaciones relacionadas con vacaciones.
• Solicitudes.
• Aprobaciones.
• Regularizaciones.
• Información relacionada con otros beneficios.

La normativa histórica de planillas incluso contempla el registro de las fechas de salida y retorno de vacaciones dentro de la información de planillas.

Desde el punto de vista de gestión, tener esta información organizada evita depender de hojas de cálculo separadas o de correos electrónicos antiguos.

7. Seguridad y Salud en el Trabajo

Aquí el expediente puede adquirir una importancia todavía mayor.

La Ley N.º 29783 y su reglamento establecen obligaciones de seguridad y salud en el trabajo que generan documentos y registros específicos.

No todos esos documentos tienen necesariamente que almacenarse dentro de una única carpeta denominada «expediente laboral». Sin embargo, deben estar correctamente administrados y relacionados con los trabajadores cuando corresponda.

Entre otros, pueden existir:

• Registros de capacitación.
• Entrega de equipos de protección personal.
• Accidentes de trabajo.
• Incidentes peligrosos.
• Enfermedades ocupacionales.
• Exámenes médicos ocupacionales, cuando corresponda.
• Registros de monitoreo.
• Inspecciones internas.
• Documentación del sistema de gestión de SST.

El Reglamento de la Ley N.º 29783 permite que determinados documentos y registros se lleven en medios físicos o digitales. Además, establece diferentes plazos de conservación para determinados registros: 20 años para enfermedades ocupacionales, 10 años para accidentes de trabajo e incidentes peligrosos y 5 años para otros registros comprendidos en esa disposición.

El plazo depende del documento y de la norma que lo regula.

8. Entrega de EPP y capacitaciones

Para determinadas actividades, especialmente construcción, minería, industria, transporte y otras operaciones con exposición a riesgos, la documentación de seguridad y salud puede ser especialmente importante.

Una empresa podría necesitar demostrar, según corresponda:

• Qué equipo recibió el trabajador.
• Cuándo lo recibió.
• Qué capacitación recibió.
• Cuándo fue capacitado.
• Qué procedimiento se le comunicó.
• Qué constancia existe de la entrega o participación.

Por eso, un expediente laboral digital puede funcionar como un historial de la relación del trabajador con la empresa.

Por ejemplo:

La información deja de estar distribuida en diferentes sistemas y comienza a formar un historial.

9. ¿Se pueden almacenar los documentos laborales digitalmente?

Sí, la legislación peruana contempla diferentes mecanismos para utilizar medios electrónicos y digitales.

Por ejemplo, la normativa sobre boletas de pago permite su entrega mediante tecnologías de información y comunicación, bajo las condiciones establecidas por la norma.

Además, la Ley N.º 27269 regula las firmas y certificados digitales.

La Presidencia del Consejo de Ministros explica que la firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por la legislación.

Esto abre la posibilidad de desarrollar procesos laborales digitales que incluyan:

• Contratos.
• Adendas.
• Constancias.
• Comunicaciones.
• Boletas.
• Documentos internos.
• Otros documentos que puedan ser gestionados electrónicamente.

Pero hay que distinguir entre documento electrónico, firma electrónica y firma digital.

No todas las formas de aceptar un documento tienen exactamente las mismas características jurídicas.

10. Firma electrónica y firma digital: no son exactamente lo mismo

Este punto suele generar confusión.

La Ley N.º 27269 regula las firmas y certificados digitales.

La documentación oficial explica que la firma digital utiliza mecanismos criptográficos para identificar al firmante y proteger la integridad del documento.

Por eso, una plataforma de Recursos Humanos que permita firmar documentos debe explicar correctamente qué tipo de firma utiliza.

No es recomendable afirmar simplemente:

«Toda firma electrónica tiene exactamente el mismo efecto que una firma manuscrita.»

La validez y los efectos dependen del tipo de firma, la normativa aplicable, el procedimiento utilizado y las características del documento.

Una buena plataforma debe conservar además evidencia suficiente del proceso:

• Identificación del firmante.
• Documento firmado.
• Fecha y hora.
• Evidencia de aceptación.
• Integridad del documento.
• Historial del proceso.
• Información necesaria para verificar la firma, cuando corresponda.

La firma de contratos desde el celular y las condiciones de validez de ese proceso se desarrollan en firma de contratos desde el celular en Perú: cómo funciona y qué validez tiene.

11. Protección de datos personales del trabajador

Aquí existe otro aspecto fundamental.

El expediente laboral contiene información personal.

Puede incluir:

• DNI.
• Dirección.
• Teléfono.
• Correo.
• Información laboral.
• Información salarial.
• Firma.
• Fotografía.
• Información de salud, cuando corresponda.
• Información previsional.
• Datos de derechohabientes.
• Información biométrica, si la empresa utiliza sistemas biométricos.

La Ley N.º 29733 protege los datos personales y establece principios y obligaciones para su tratamiento.

La legislación ha sido complementada por el nuevo Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N.º 016-2024-JUS.

Por eso, digitalizar el expediente laboral no significa simplemente escanear documentos.

Significa también controlar:

• Quién puede acceder.
• Qué información puede ver.
• Para qué se utiliza.
• Cómo se almacena.
• Cómo se protege.
• Cuánto tiempo se conserva.
• Qué ocurre cuando deja de ser necesaria.
• Qué terceros pueden procesarla.

12. ¿Quién debería tener acceso al expediente laboral?

Una de las ventajas de digitalizar el expediente es que se pueden implementar permisos.

Por ejemplo:

El principio práctico debería ser:

Cada usuario debe acceder únicamente a la información que necesita para cumplir su función.

Esto es especialmente importante cuando el expediente contiene información sensible.

13. ¿Qué puede pedir SUNAFIL?

Una inspección laboral no se limita necesariamente a revisar un solo documento.

Las materias inspectivas pueden comprender diferentes aspectos de la relación laboral.

El propio MTPE ha explicado que una inspección sociolaboral puede abarcar materias como:

• Planillas.
• Contratos de trabajo.
• Elementos del contrato.
• Boletas de pago.
• Remuneraciones.
• Jornada.
• Horario.
• Descansos.
• Vacaciones.
• Gratificaciones.
• CTS.
• Participación en utilidades.
• Relaciones colectivas.
• Discriminación.
• Hostigamiento.
• Reglamento Interno de Trabajo.
• Regímenes especiales.

Esto no significa que en toda inspección SUNAFIL vaya a solicitar todos esos documentos.

La documentación solicitada depende de la materia y del alcance de la actuación inspectiva.

Pero existe una lección importante:

Las claves del marco laboral vigente se resumen en normativa laboral en Perú 2026: claves prácticas para RRHH.

14. Expediente físico vs. expediente digital

Durante años, la solución habitual fue una carpeta física.

Funciona cuando existen pocos trabajadores.

Pero cuando la empresa crece, aparecen problemas.

Problema 1: búsqueda

Encontrar un documento puede requerir revisar carpetas físicas.

Problema 2: duplicación

El mismo documento puede existir en Recursos Humanos, contabilidad y administración.

Problema 3: pérdida

Un documento puede extraviarse o deteriorarse.

Problema 4: acceso

No siempre es fácil controlar quién puede revisar una carpeta física.

Problema 5: trazabilidad

Es difícil saber quién retiró, modificó o reemplazó un documento.

Problema 6: trabajadores distribuidos

Si la empresa tiene trabajadores en diferentes ciudades, obras o locales, el archivo físico se vuelve todavía más complejo.

15. ¿Qué ventajas tiene un expediente laboral digital?

Un expediente digital correctamente diseñado puede permitir:

Búsqueda inmediata

Buscar al trabajador y acceder a su información sin revisar archivadores.

Historial

Mantener versiones y documentos de diferentes periodos.

Acceso controlado

Asignar permisos según el rol del usuario.

Centralización

Relacionar documentos de diferentes áreas.

Trazabilidad

Registrar acciones importantes realizadas sobre los documentos.

Disponibilidad

Acceder a la información desde diferentes ubicaciones, según la infraestructura y los permisos.

Integración

Relacionar el expediente con otros procesos de RR. HH.

Por ejemplo:

Este es uno de los principales beneficios de pasar de un archivo documental a una plataforma de gestión.

16. ¿Cómo debería organizarse un expediente laboral digital?

Una estructura práctica podría ser:

• 01. Identificación: datos personales e información administrativa.
• 02. Contratos: contrato inicial, adendas y renovaciones.
• 03. Planilla: T-Registro e información relacionada con PLAME.
• 04. Remuneraciones: boletas de pago.
• 05. Asistencia: entradas, salidas e incidencias.
• 06. Vacaciones.
• 07. Seguridad y Salud: capacitaciones, EPP y otros registros aplicables.
• 08. Firmas.
• 09. Comunicaciones.
• 10. Cese.

Esta estructura puede adaptarse a cada empresa.

No todos los trabajadores tendrán exactamente los mismos documentos.

17. ¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral?

Esta es una de las preguntas más importantes y también una de las que más fácilmente se responde mal.

Cada documento debe analizarse según la norma que lo regula.

Por ejemplo:

Estas referencias no deben convertirse en una regla general para todo el expediente.

El Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo establece expresamente diferentes periodos de conservación según el tipo de registro.

Además, existen consideraciones probatorias y judiciales que aconsejan evaluar cuidadosamente la eliminación de documentación.

Por eso, una política empresarial de conservación documental debería responder tres preguntas:

1. ¿Qué norma regula este documento?
2. ¿Cuál es su plazo específico?
3. ¿Existe alguna razón legal, contractual, judicial o empresarial para conservarlo durante más tiempo?

18. ¿Digitalizar significa escanear documentos?

No.

Escanear un documento y guardarlo en una carpeta de Google Drive puede ser un primer paso, pero no necesariamente constituye una verdadera gestión documental.

Una solución de expediente laboral digital debería contemplar como mínimo:

• Identificación del trabajador.
• Clasificación documental.
• Metadatos.
• Versiones.
• Permisos.
• Historial.
• Fechas.
• Búsqueda.
• Trazabilidad.
• Seguridad.
• Copias de respaldo.
• Políticas de conservación.
• Integración con otros procesos.

Por ejemplo, no es lo mismo almacenar:

contrato_final.pdf

que tener:

La segunda estructura permite gestionar información, no solamente almacenar archivos.

19. El expediente laboral como «historial» del trabajador

Una de las mayores oportunidades de la digitalización consiste en dejar de pensar en el expediente como una carpeta.

Por ejemplo:

Todo queda relacionado con la misma persona.

Esto facilita la gestión para Recursos Humanos.

20. ¿Qué pasa cuando el trabajador deja la empresa?

El expediente no debería desaparecer automáticamente cuando termina la relación laboral.

El cese genera nuevos documentos y registros que deben administrarse según las normas aplicables.

Puede incluir:

• Fecha de cese.
• Motivo correspondiente.
• Liquidación de beneficios.
• Documentos de salida.
• Constancias.
• Últimas boletas.
• Información relacionada con vacaciones.
• Baja correspondiente en los registros.
• Otros documentos aplicables.

SUNAT establece obligaciones respecto de la actualización de la información en T-Registro, incluyendo altas, bajas y modificaciones dentro de los plazos correspondientes.

Por eso, el expediente debería cambiar de estado sin perder la trazabilidad de la relación laboral.

21. Checklist del expediente laboral

Una empresa puede utilizar esta lista como punto de partida:

Identificación

• Datos del trabajador
• Documento de identidad
• Información de contacto
• Información necesaria para la gestión laboral

Contratación

• Contrato correspondiente
• Adendas
• Renovaciones
• Documentos relacionados

Planilla

• Registro correspondiente en T-Registro
• Información relacionada con PLAME
• Actualizaciones y modificaciones

Remuneraciones

• Boletas de pago
• Constancias de entrega o recepción cuando corresponda
• Documentación relacionada con remuneraciones

Asistencia

• Registro de asistencia
• Incidencias
• Horas adicionales cuando corresponda
• Correcciones justificadas

Beneficios

• Vacaciones
• Gratificaciones
• CTS
• Otros beneficios aplicables

Seguridad y Salud

• Capacitaciones aplicables
• Entrega de EPP
• Registros correspondientes
• Accidentes e incidentes cuando corresponda

Documentos electrónicos

• Contratos firmados
• Adendas firmadas
• Constancias
• Evidencias de aceptación o recepción

Cese

• Baja correspondiente
• Documentos de cese
• Liquidación
• Constancias correspondientes

22. ¿Cómo puede una empresa empezar a digitalizar sus expedientes?

No es necesario digitalizar todo de un día para otro.

Un proceso práctico puede dividirse en cinco etapas.

Etapa 1: Inventario

Identificar qué documentos existen actualmente.

Etapa 2: Clasificación

Separarlos por trabajador y categoría.

Etapa 3: Digitalización

Convertir los documentos físicos que sea necesario conservar en formatos digitales adecuados.

Etapa 4: Organización

Asignar cada documento al trabajador correspondiente y clasificarlo.

Etapa 5: Automatización

Integrar contratos, firmas, asistencia, boletas, vacaciones, capacitaciones y otros procesos.

El objetivo final no debería ser tener miles de PDF almacenados.

23. ¿Qué debería buscar una empresa en un software de expediente laboral?

Antes de contratar una solución, conviene hacer estas preguntas:

Documentos

¿Permite almacenar diferentes tipos de documentos?

Organización

¿Cada documento queda asociado al trabajador correcto?

Versiones

¿Se pueden conservar versiones anteriores?

Firmas

¿Permite gestionar documentos que requieren firma?

Seguridad

¿Existen permisos por usuario o rol?

Auditoría

¿Se registra quién realizó determinadas acciones?

Integración

¿Se puede relacionar el expediente con asistencia, boletas, contratos o capacitaciones?

Acceso del trabajador

¿El trabajador puede consultar determinados documentos propios?

Exportación

¿La empresa puede recuperar su información cuando la necesite?

Conservación

¿Permite administrar diferentes políticas de conservación?

Estas preguntas son más importantes que simplemente preguntar:

«¿Cuántos gigabytes de almacenamiento incluye?»

24. El expediente laboral dentro de Neurum OS

La gestión moderna de Recursos Humanos no debería obligar al área de personal a trabajar con múltiples carpetas, hojas de cálculo, correos y aplicaciones independientes.

La información de un trabajador está relacionada.

Su contrato está relacionado con su puesto. Su puesto está relacionado con su asistencia. Su asistencia puede relacionarse con su jornada, y su jornada con su remuneración.

Su capacitación puede relacionarse con sus funciones, su EPP con sus riesgos y sus documentos pueden requerir firma.

Por eso, en una plataforma integral como Neurum OS, el concepto de expediente laboral puede convertirse en una vista centralizada del trabajador.

Por ejemplo:

Esta integración permite pasar de un simple archivo digital a una gestión integral del ciclo de vida del trabajador.

Puedes conocer más sobre las soluciones de Recursos Humanos de Neurum OS en neurumos.com.

25. Expediente físico, carpeta compartida o software de RR. HH.: ¿qué conviene?

No existe una respuesta única para todas las empresas.

Para una empresa pequeña con pocos trabajadores, una estructura sencilla puede ser suficiente.

Pero cuando la empresa crece, la diferencia entre almacenar documentos y gestionar información laboral comienza a ser significativa.

26. Errores frecuentes al gestionar expedientes laborales

Error 1: Guardar todo en una sola carpeta

DOCUMENTOS TRABAJADORES

Y dentro, cientos de archivos con nombres difíciles de identificar.

Error 2: No controlar versiones

Se conserva un contrato nuevo pero se pierde el historial.

Error 3: No registrar quién modifica documentos

Esto reduce la trazabilidad.

Error 4: Compartir todo con todos

Los documentos laborales contienen información que no debería estar disponible para cualquier usuario.

Error 5: Confundir T-Registro con expediente

El T-Registro es un componente de la Planilla Electrónica; no sustituye toda la documentación laboral interna.

Error 6: Guardar documentos indefinidamente sin política

La conservación debe gestionarse de acuerdo con la normativa aplicable y la finalidad del tratamiento.

Error 7: Eliminar documentos automáticamente al cumplir cinco años

No todos los documentos tienen el mismo plazo de conservación.

Error 8: Digitalizar sin revisar la calidad

Un PDF ilegible o incompleto puede ser tan problemático como perder el documento físico.

27. La verdadera ventaja: estar preparado antes de que aparezca el problema

Muchas empresas comienzan a ordenar sus documentos cuando reciben una inspección, una demanda laboral o una auditoría.

Ese suele ser el peor momento para comenzar.

La documentación debería estar organizada antes de necesitarla.

Si Recursos Humanos recibe una solicitud para identificar todos los contratos de una determinada área, debería poder obtener la información rápidamente.

Si necesita revisar las boletas de un trabajador, debería poder encontrarlas.

Si necesita comprobar las marcaciones de un periodo, debería poder consultarlas.

Si necesita verificar una capacitación, debería poder encontrar la evidencia.

Y si un documento fue firmado electrónicamente, debería poder comprobarse el proceso correspondiente.

La digitalización tiene valor precisamente cuando convierte esa información en algo:

Conclusión: el expediente es un sistema de evidencias, no una carpeta

El expediente laboral no debería entenderse simplemente como una carpeta donde Recursos Humanos guarda documentos.

Es, en realidad, una forma de organizar la información y las evidencias que se generan durante toda la relación laboral.

Desde el ingreso del trabajador hasta su cese pueden existir contratos, registros de planilla, asistencia, boletas, vacaciones, capacitaciones, EPP, documentos firmados y otros registros que deben administrarse de acuerdo con las obligaciones aplicables.

La legislación peruana no establece una única lista universal denominada «expediente laboral obligatorio». En cambio, establece diferentes obligaciones para diferentes documentos y situaciones.

Por eso, una empresa debe evitar dos extremos:

La mejor estrategia consiste en identificar qué documentos genera cada proceso de Recursos Humanos, qué norma los regula, qué plazo de conservación corresponde y quién necesita acceder a ellos.

La digitalización permite dar un paso más. En lugar de tener:

• 📁 contratos en un archivador
• 📊 asistencia en Excel
• 📧 documentos en correos
• 📄 boletas en otra carpeta
• 📝 capacitaciones en hojas de cálculo
• 📱 comunicaciones en teléfonos

La empresa puede construir en su lugar un historial laboral centralizado.

Ese es el verdadero valor de un expediente laboral digital.

Para empresas que están creciendo, digitalizar el expediente laboral puede ser uno de los primeros pasos para transformar Recursos Humanos de un área administrativa a una gestión verdaderamente organizada y basada en información.